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2017年7月7日 星期五

讀書心得:為什麼這樣工作會快、準、好





這本書和前陣子介紹的為什麼我們這樣生活,那樣工作,同樣出於杜希格(Chrles Duhigg)之手。作為紐約時報記者,杜希格非常懂得說故事,但同時也力求憑據,從書底的參考資料可見一斑。運用同樣的敘事結構,上一本談了解析習慣的養成與改變,這本則是生產力的全面提升指南。

如果從標題望文生義,可能會認為這是一本談時間管理的書。就連作者在前言裡的小故事,也引述自己曾試圖採訪一位彷彿有三頭六臂的外科醫師:身兼哈佛醫學院教授、世衛組織顧問、三本書和固定專欄的作者,還能夠兼顧家庭。這位醫師後來因為周末要和家人一起聽演唱會婉拒了杜希格的採訪。


生產力:完成重要而不緊急事情的能力


恰恰相反的是,內容不只從頭到尾沒提到時間管理,甚至還告訴你一味追求效率很可能是犯錯的根源。事實上,我們每天大部分時間做的事情,一般是例行工作。這些工作只要上手之後每個的速度差不了太多,即使做得快或慢一些也無關大局。

例行公事熟能生速,但不一定能生巧;流程固定的重複動作,甚至都可能被機械取代。除非有意識的追求,才可能會有品質的提升、或創意的展現;這就是後工業時代的生產力,也是純粹追求單位時間效率的思維所不能及的。

對一般人來說,即使靠著工作快一點來完成例行事項,仍然耗去了大多數的精力;就算剩下一點時間也未必能夠用來提升生產力。用流行的四象限分類法大多數人會被急迫的事情追著跑,但是長期來看,重要卻不緊急的事項才是自我實現與職場貢獻的基礎


盡其在我:自控感的重要


為了讓自己能逐步完成重要而不緊急的事,貫徹本書最核心思想的就是自控感以及登月/SMART 計畫。所謂自控感就是一種自己掌控局面的感覺,很多事情我們不得不做,但是能夠選擇「如何去做」。心理學告訴我們,即使是必須面對的事情,光是感到自己確實能有所選擇,就有正面的效果。

書裡用美國海軍陸戰隊的例子,說明怎樣的訓練讓渾渾噩噩的大男孩成為替自己作主的男人。成為正式隊員的最終考驗裡,所有人都要面臨身心極度艱鉅的挑戰;受不了大可選擇棄,但也失去了正式成員的資格與榮譽。新兵被教導在最困難的時刻,要不斷問自己:「我為什麼來到這裡?」

選擇成為海陸隊員的人不可能在事前對這些挑戰一無所知,必然有更高更遠的目標才把他們帶到這裡。不斷自問的過程,能夠讓他們憶起這些理由,生出勇氣面對挑戰。

當我們要完成一件遠大的目標,自控感也是不可或缺的基石。除了在遇到挫折時提醒自己,自控感其實也能幫助我們克服起頭的困難:告訴自己:「就先試看看,萬一做不了,隨時停下來。」隨時保持自控感,能夠培養動機,給事情好的開始。


登月與 SMART 計畫


但是光靠動機與毅力不能完成所有事。有了客觀可行的計畫,我們才有進度與方向,也能夠逐漸累積成就感。書裡面有一整章以 GE 公司傳奇總裁威爾許(Jack Welch)與日本新幹線的精彩故事說明如何有效的訂立目標。

在 1980 年代,GE 公司引以為豪的管理方式是要求各部門與所有職員每年訂立 SMART 目標,用一句話解釋就是具體,可行並且有明確時間表與做法的目標;典型的例子如「每個星期運動三次,利用下班後晚餐前繞公園跑 30 分鐘。」,當然 GE 要求的是企業內部的指標。總之這樣做大家都能有具體的奮鬥目標,哪裡不好呢?

聰明的你應該想到了,GE 並沒有規定 SMART 目標的方向與標準。有些人把目標訂得很簡單或瑣碎,實際上未必提升公司的生產力與獲利率。這個狀況直到有次威爾許訪問日本,聽到了新幹線的研發故事,才恍然大悟,進而制訂了登月目標(stretched goals)。

當時在戰後日本為了振興經濟,需要盡量縮短東京大阪兩大城市的交通時間;起初工程師說時速 120 公里已經是極限了,但是長官要求的數字卻是 193 公里!這個目標看似毫無希望,主要和日本多山的地形有關。他們的策略是,持續拆解「不可能的原因」,一點一滴改進環節提升速度。十年後,時速 193 公里的子彈列車完成首航。




登月目標的精神就是一個「現階段看似毫不可能」的想法,但是一旦完成就能獲得巨大的成長。制定登月目標就是避免讓自己打安全牌;但是空有理想不夠,配合 SMART 目標可以讓我們有明確的方向,雖然看似遙遠,但是逐步累積一定可以完成。上面的圖就是書中結合登月與 SMART 策略的範例。

回想起來,書寫部落格對我來說也是一種登月計畫與 SMART 的運用。當初的想法就是一週兩篇文章,包括專業分享與讀書心得。現在也超過三個月了,雖然時間不長,但是這中間也有過許多的摸索和碰壁。

比方發現某些題材不適合寫作,為了維持「出刊」必須督促自己更認真讀書和最新的論文;為了增加文章的可讀性,除了下筆前後的思索也要和其他卓然有成的部落客取經,學習基礎的扁平設計以及圖庫和排版的利用;更寶貴的是老婆以及許多朋友的反饋,讓我能夠隨時抽離用旁觀者的角度調整改進。

所以在我的例子裡,登月目標是經營部落格,但大前提不變下 SMART 目標其實是可以隨狀況變化隨時修正的;在遇上不盡如意的時候,鼓勵自己、喚醒自控感也是重要的一環。本書還有其他亮點,包括紅遍半邊天的冰雪奇緣當初的製片過程,還有決策科學、建立心智模型,以及有時刻意打斷工作製造「擾動」來提升表現等等。

對於曾經讀過本書的朋友,這邊分享我的讀書筆記來拋磚引玉;我也向其他朋友誠摯的推薦這本書,享受這些精采而深刻的故事,也相信這必然會讓您對工作與生活的規劃成長更上一層樓。